BAB 2 Landasan Teori

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Inventaris Kantor

Didalam sebuah perusahaan, inventaris atau bisa disebut juga dengan suatu aset penting yang sangat berharga bagi perusahaan. Dikarenakan inventaris ini sangat penting guna pelaksanaan aktifitas perusahaan dan produktifitas kerja. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan bahwa, “inventaris adalah suatu daftar yang berisi nama, spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang-barang yang menjadi milik kantor”. Sedangkan Soemarsono (2010 : 105) mengemukakan bahwa, “inventaris kantor adalah daftar barang-barang yang didalamnya terdapat harga, jumlah, jenis dan keadaannya”.

Berbeda halnya dengan Mugianti (2011 : 7) yang mengemukakan bahwa, inventaris kantor merupakan kegiatan untuk memperoleh data yang dimiliki atau dikuasai serta diurus oleh organisasi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan demi mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Menurut Sedarmayanti (2009 : 6) “inventaris kantor adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktifitas kerja”.

Dari beberapa teori diatas dapat disimpulkan bahwa, inventaris kantor adalah suatu perolehan data yang kegiatannya untuk mendukung dan meningkatkan produktifitas kerja.

2.1.1. Pengelompokan inventaris kantor

Secara umum inventaris kantor dibagi menjadi empat kelompok besar. Kelompok besar atau kelompok utama tersebut dibagi menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil, dan seterusnya. Pembuatan daftar klasifikasi dibuat sebagai dasar penulisan yang dibuat sesuai kebutuhan organisasi. Pengelompokan barang inventaris ini berguna untuk memudahkan pada saat pencarian barang.

Menurut Akhmad (2012 : 239) terdapat empat kelompok besar barang inventaris yang biasanya digunakan sebagai dasar penyusunan daftar klasifikasi barang inventaris adalah :

1. Barang tidak bergerak

Barang tidak bergerang meliputi barang-barang tetap perusahaan seperti tanah, gedung, kolam, lapangan, dan sejenisnya

2. Barang bergerak

Barang bergerak meliputi barang-barang yang mempunyai nilai ekonomi relatif tinggi dengan jangka waktu relatif lama. Contoh, mobil, mesin, peralatan kantor, dan sebagainya.

3. Hewan

Hewan yang dikelompokkan menjadi barang iventaris adalah binatang yang merupakan asset perusahaan. Peberian

4. Persediaan

Persediaan adalah barang yang belum dipergunakan. Barang persediaan biasanya dibagi dua, yaitu :

a. Barang tidak habis pakai.

b. Barang habis pakai.

Menurut Sedarmayanti (2009 :50) yang menjelaskan bahwa, “mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien”.

Menurut Moekijat (2010 : 156) menerangkan bahwa dalam memilih mesin kantor perlu memperlihatkan hal-hal sebagai berikut :

1. Mesin harus benar-benar diperlukan.

2. Jenis mesin hendaknya praktis.

3. Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

4. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan.

5. Mutu mesin harus baik.

6. Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.

7. Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.

8. Pemeliharaannya mudah.

9. Pelatihan penggunaan dapat dilaksanakan dengan mudah.

10. Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.

11. Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.

12. Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor.

2.1.2. Manfaat inventaris kantor

Kegunaan inventaris kantor sangat bermanfaat bagi sebuah instansi maupun perusahaan. Terutama pada proses penggunaannya. Menurut Sumarto (2006 : 9), inventaris kantor mempunyai beberapa manfaat, yaitu :

1. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai oleh unit organisasi maupun perusahaan.

2. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi maupun perusahaan yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.

3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau pun perusahaan.

4. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

2.2. Penanganan Inventaris kantor

Inventaris merupakan kegiatan yang mencatat barang kantor sebagai bukti bahwa barang tersebut milik perusahaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.

Menurut Achmad (2011 : 44) mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku induk barang inventaris :

1. Nomor

2. Kode barang

3. Nama barang

4. Merek

5. Jenis

6. Tahun

7. Harga per satuan

8. Harga total

9. Keterangan

Sedangkan Milburga (2011 : 76) yang mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku inventaris adalah :

1. Nomor urut

2. Tanggal masuk barang

3. Asal barang

4. Nama barang

5. Jumlah eksemplar

6. Harga satuan dan jumlah harga

7. Jenis barang

8. Ketarangan mengenai keadaan barang

2.2.1. Sistem pembuatan inventaris kantor

Guna melengkapi proses inventaris kantor dengan benar, perlu adanya sistem pencetakan untuk melengkapi proses-proses yang berlangsung. Menurut Achmad (2011 : 57) “sistem pencetakan adalah prosedur yang berfungsi untuk menerbitkan sebuah barang, data, atau lain sebagainya sehingga menjadi data yang nyata”. Lebih lanjutnya menurut Achmad (2012 : 243) bahwa, sistem pembuatan daftar barang inventaris yaitu :

1. Buku induk barang inventaris kantor

Buku induk barang inventaris merupakan buku atau catatan yang berisi mengenai keseluruhan barang inventaris. Buku induk biasanya dibuat per awal tahun anggaran atau tahun perhitungan tertentu sesuai kebijakan perusahaan.

Tabel 2.1 Contoh Format Buku Induk Barang Inventaris

No	Kode	Nama Barang	Spesifikasi			Jumlah			Ket
No	Kode	Nama Barang	Merk	Jenis	Thn	Jumlah	Sat.	Total	Ket
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.	10.

Sumber : Akhmad (2012)

2. Buku golongan barang inventaris.

Buku golongan barang inventaris dibuat setelah buku induk barang inventaris selesai. Buku golongan barang inventaris dibuat perjenis. Kegunaan buku golongan barang inventariis adalah untuk mengetahui kondisi barang per golongan.

Table 2.2 Contoh Format Buku Golongan Barang Inventaris

Kode barang :

Golongan barang :

No.	Kode	Uraian	Tanda bukti			Terima	Keluar	ket
No.	Kode	Uraian	No.	Tgl.	Thn	Terima	Keluar	ket
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.

Sumber : Akmad (2012)

3. Kartu persediaan.

Kartu persediaan adalah kartu yang berisi mengenai catatan keluar masuknya barang. Kartu persedian dibuat per barang.

Table 2.3 Contoh Format Kartu Persediaan

Kode barang :

Golongan Barang :

Jenis barang :

No.	Tgl.	Uraian	Tanda bukti		Terima	Keluar	ket
No.	Tgl.	Uraian	No.	Tgl.	Terima	Keluar	ket
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.

Sumber : Akhmad (2012)

4. Daftar rekapitulasi barang inventaris

Rekapitulasi barang inventaris merupakan hasil penggabungan rekapitulasi barang inventaris per golongan.

Table 2.4 Contoh Format Rekapitulasi Barang inventaris

No.	Kode	Nama Barang	Spesifikasi			Perubahan			Ket
No.	Kode	Nama Barang	Merk	Jenis	Thn.	Tambah	Kurang	Sisa	Ket
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.	10.

Sumber : Akchmad (2012)

5. Buku Induk Barang Inventaris Baru

Buku induk barang inventaris baru dibuat dari hasil daftar rekapitulasi barang inventaris. Buku inilah yang digunakan sebagai dasar inventaris barang pada tahun berikutnya. Format buku induk inventaris sama dengan tabel 2.1

2.2.2. Prosedur pembuatan inventarisasi kantor

Di dalam pembahasan inventaris kantor terdapat juga prosedur pembuatan inventarisasi kantor yang gunanya dapat menambah pengertian dari inventaris kantor. Menurut Milburga (2011 : 75) tata laksana kerja inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Mencatat barang satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.

2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima barang.

3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan barang tersebut.

4. Kolom asal barang disini dengan keterangan :

a. Nama toko barang inventaris berasal dari pembelian.

b. Nama perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila barang-barang itu berasal dari hadiah.

5. Nama barang.

6. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.

7. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar barang, apabila barang tu berasal dari pembelian.

8. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar barang yang bersangkutan.

9. Kolom jenis barang diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis barang yang sedang diinventarisasi.

10. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar barang.

11. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan barang yang diinventarisasi.

Setelah kolom inventaris hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi barang yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksempler, nama, harga seluruh barang yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut.

2.2.3. Fungsi laporan penanganan inventaris kantor

Pada penanganan inventaris kantor, terdapat juga fungsi laporan yang gunanya untuk menambah dari pengertian pembahasan ini.

Menurut Achmad (2012 : 15) bahwa, laporan penanganan inventaris kantor mempunyai beberapa fungsi, diantaranya :

1. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan penanganan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasanya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.

2. Pengembangan

Laporan penanganan merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.

3. Penyampaian informasi

Bagi pejabat yang menerima, laporan penanganan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.

4. Bahan pengambilan keputusan

Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.

5. Membina kerja sama

Laporan penanganan dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi yang setepat-tepatnya antara atasan dan bawahan.

Penulis : Unknown ~ Sebuah blog yang menyediakan berbagai macam informasi

Artikel BAB 2 Landasan Teori ini dipublish oleh Unknown pada hari Selasa, 27 Mei 2014. Semoga artikel ini dapat bermanfaat.Terimakasih atas kunjungan Anda silahkan tinggalkan komentar.sudah ada 7 komentar: di postingan BAB 2 Landasan Teori