BAB II
LANDASAN
TEORI
2.1.
Inventaris Kantor
Didalam
sebuah perusahaan, inventaris atau bisa disebut juga dengan suatu aset penting
yang sangat berharga bagi perusahaan. Dikarenakan inventaris ini sangat penting
guna pelaksanaan aktifitas perusahaan dan produktifitas kerja. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan
bahwa, “inventaris adalah suatu daftar yang berisi nama, spesifikasi, jumlah,
dan kondisi barang-barang yang menjadi milik kantor”. Sedangkan Soemarsono (2010 : 105)
mengemukakan bahwa, “inventaris kantor adalah daftar barang-barang yang
didalamnya terdapat harga, jumlah, jenis dan keadaannya”.
Berbeda
halnya dengan Mugianti (2011 : 7) yang mengemukakan bahwa, inventaris kantor
merupakan kegiatan untuk memperoleh data yang dimiliki atau dikuasai serta
diurus oleh organisasi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan demi
mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2009 : 6) “inventaris
kantor adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin
kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan
guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktifitas kerja”.
Dari
beberapa teori diatas dapat disimpulkan bahwa, inventaris kantor adalah suatu
perolehan data yang kegiatannya untuk mendukung dan meningkatkan produktifitas
kerja.
2.1.1.
Pengelompokan inventaris kantor
Secara
umum inventaris kantor dibagi menjadi empat kelompok besar. Kelompok besar atau
kelompok utama tersebut dibagi menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil, dan
seterusnya. Pembuatan daftar klasifikasi dibuat sebagai dasar penulisan yang
dibuat sesuai kebutuhan organisasi. Pengelompokan barang inventaris ini berguna
untuk memudahkan pada saat pencarian barang.
Menurut Akhmad (2012 : 239) terdapat empat
kelompok besar barang inventaris yang biasanya digunakan sebagai dasar
penyusunan daftar klasifikasi barang inventaris adalah :
1.
Barang tidak bergerak
Barang tidak bergerang
meliputi barang-barang tetap perusahaan seperti tanah, gedung, kolam, lapangan,
dan sejenisnya
2.
Barang bergerak
Barang bergerak meliputi
barang-barang yang mempunyai nilai ekonomi relatif tinggi dengan jangka waktu
relatif lama. Contoh, mobil, mesin, peralatan kantor, dan sebagainya.
3.
Hewan
Hewan yang dikelompokkan
menjadi barang iventaris adalah binatang yang merupakan asset perusahaan.
Peberian
4.
Persediaan
Persediaan adalah barang yang
belum dipergunakan. Barang persediaan biasanya dibagi dua, yaitu :
a.
Barang tidak habis pakai.
b.
Barang habis pakai.
Menurut Sedarmayanti (2009 :50) yang
menjelaskan bahwa, “mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien”.
Menurut Moekijat (2010 : 156) menerangkan bahwa
dalam memilih mesin kantor perlu memperlihatkan hal-hal sebagai berikut :
1.
Mesin harus benar-benar
diperlukan.
2.
Jenis mesin hendaknya
praktis.
3.
Mesin harus mengurangi biaya
pelaksanaan pekerjaan.
4.
Mesin dapat mempercepat
penyelesaian pekerjaan.
5.
Mutu mesin harus baik.
6.
Dapat mengurangi kesulitan
pekerjaan.
7.
Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam
pekerjaan.
8.
Pemeliharaannya mudah.
9.
Pelatihan penggunaan dapat
dilaksanakan dengan mudah.
10.
Dapat disesuaikan dengan mutu
pegawai.
11.
Cocok dengan pekerjaan yang
dilakukan.
12.
Perlu pertimbangan tentang
tata ruang kantor.
2.1.2.
Manfaat inventaris kantor
Kegunaan
inventaris kantor sangat bermanfaat bagi sebuah instansi maupun perusahaan.
Terutama pada proses penggunaannya. Menurut Sumarto (2006 : 9), inventaris kantor mempunyai beberapa manfaat,
yaitu :
1.
Mencatat dan menghimpun data
aset yang dikuasai oleh unit organisasi maupun perusahaan.
2.
Menyediakan informasi
mengenai aset organisasi maupun perusahaan yang dikuasai departemen sebagai
bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan
departemen.
3.
Menyiapkan dan menyediakan
bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau pun perusahaan.
4.
Menyediakan informasi tentang
aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas
departemen.
2.2.
Penanganan Inventaris kantor
Inventaris merupakan kegiatan yang mencatat barang kantor sebagai
bukti bahwa barang tersebut milik perusahaan yang bersangkutan. Dalam melakukan
pencatatan harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris
dan petunjuk untuk mengisinya.
Menurut Achmad (2011 : 44)
mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku induk barang inventaris
:
1.
Nomor
2.
Kode barang
3.
Nama barang
4.
Merek
5.
Jenis
6.
Tahun
7.
Harga per satuan
8.
Harga total
9.
Keterangan
Sedangkan Milburga (2011 :
76) yang mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku inventaris
adalah :
1.
Nomor urut
2.
Tanggal masuk barang
3.
Asal barang
4.
Nama barang
5.
Jumlah eksemplar
6.
Harga satuan dan jumlah harga
7.
Jenis barang
8.
Ketarangan mengenai keadaan
barang
2.2.1.
Sistem pembuatan inventaris kantor
Guna
melengkapi proses inventaris kantor dengan benar, perlu adanya sistem
pencetakan untuk melengkapi proses-proses yang berlangsung. Menurut Achmad (2011 : 57) “sistem pencetakan
adalah prosedur yang berfungsi untuk menerbitkan sebuah barang, data, atau lain
sebagainya sehingga menjadi data yang nyata”. Lebih lanjutnya menurut Achmad (2012 : 243) bahwa, sistem
pembuatan daftar barang inventaris yaitu :
1.
Buku induk barang inventaris
kantor
Buku induk barang inventaris
merupakan buku atau catatan yang berisi mengenai keseluruhan barang inventaris.
Buku induk biasanya dibuat per awal tahun anggaran atau tahun perhitungan
tertentu sesuai kebijakan perusahaan.
Tabel 2.1 Contoh Format Buku Induk Barang Inventaris
|
No
|
Kode
|
Nama
Barang
|
Spesifikasi
|
Jumlah
|
|
Ket
|
|||
|
Merk
|
Jenis
|
Thn
|
Sat.
|
Total
|
|||||
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
7.
|
8.
|
9.
|
10.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sumber : Akhmad (2012)
2.
Buku golongan barang
inventaris.
Buku golongan barang
inventaris dibuat setelah buku induk barang inventaris selesai. Buku golongan
barang inventaris dibuat perjenis. Kegunaan buku golongan barang inventariis
adalah untuk mengetahui kondisi barang per golongan.
Table 2.2 Contoh Format Buku Golongan Barang Inventaris
Kode
barang :
Golongan barang :
|
No.
|
Kode
|
Uraian
|
Tanda
bukti
|
Terima
|
Keluar
|
ket
|
||
|
No.
|
Tgl.
|
Thn
|
||||||
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
7.
|
8.
|
9.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sumber :
Akmad (2012)
3.
Kartu persediaan.
Kartu persediaan adalah kartu
yang berisi mengenai catatan keluar masuknya barang. Kartu persedian dibuat per
barang.
Table 2.3 Contoh Format Kartu Persediaan
Kode
barang :
Golongan
Barang :
Jenis barang :
|
No.
|
Tgl.
|
Uraian
|
Tanda
bukti
|
Terima
|
Keluar
|
ket
|
|
|
No.
|
Tgl.
|
||||||
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
7.
|
8.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sumber :
Akhmad (2012)
4.
Daftar rekapitulasi barang
inventaris
Rekapitulasi barang
inventaris merupakan hasil penggabungan rekapitulasi barang inventaris per
golongan.
Table 2.4 Contoh Format Rekapitulasi Barang inventaris
|
No.
|
Kode
|
Nama
Barang
|
Spesifikasi
|
Perubahan
|
Ket
|
||||
|
Merk
|
Jenis
|
Thn.
|
Tambah
|
Kurang
|
Sisa
|
||||
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
7.
|
8.
|
9.
|
10.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sumber :
Akchmad (2012)
5.
Buku Induk Barang Inventaris
Baru
Buku induk barang inventaris
baru dibuat dari hasil daftar rekapitulasi barang inventaris. Buku inilah yang
digunakan sebagai dasar inventaris barang pada tahun berikutnya. Format buku
induk inventaris sama dengan tabel 2.1
2.2.2.
Prosedur pembuatan inventarisasi kantor
Di dalam
pembahasan inventaris kantor terdapat juga
prosedur pembuatan inventarisasi kantor yang gunanya dapat menambah pengertian
dari inventaris kantor. Menurut Milburga
(2011 : 75) tata laksana kerja inventarisasi dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
1.
Mencatat barang satu persatu
mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling
akhir.
2.
Mencatat mulai dari kolom
nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut
seterusnya setiap kali menerima barang.
3.
Kolom tanggal diisi dengan tanggal
saat pencatatan penerimaan barang tersebut.
4.
Kolom asal barang disini
dengan keterangan :
a.
Nama toko barang inventaris
berasal dari pembelian.
b.
Nama perseorangan/badan atau
instansi/lembaga, bila barang-barang itu berasal dari hadiah.
5.
Nama barang.
6.
Kolom jumlah eksemplar diisi
keterangan jumlah eksemplar.
7.
Kolom harga satuan diisi
dengan harga setiap eksemplar barang, apabila barang tu berasal dari pembelian.
8.
Kolom jumlah harga diisi
jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar barang yang bersangkutan.
9.
Kolom jenis barang diisi
dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis barang yang sedang diinventarisasi.
10.
Kolom nomor inventarisasi
diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar
barang.
11.
Kolom keterangan diisi dengan
keterangan-keterangan mengenai keadaan barang yang diinventarisasi.
Setelah
kolom inventaris hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi barang
yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksempler, nama, harga
seluruh barang yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut.
2.2.3.
Fungsi laporan penanganan inventaris kantor
Pada
penanganan inventaris kantor, terdapat juga fungsi laporan yang gunanya untuk
menambah dari pengertian pembahasan ini.
Menurut Achmad (2012 : 15) bahwa, laporan penanganan
inventaris kantor mempunyai beberapa fungsi, diantaranya :
1.
Pertanggungjawaban dan
pengawasan
Laporan penanganan merupakan
suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasanya
sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
2.
Pengembangan
Laporan penanganan merupakan
salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.
3.
Penyampaian informasi
Bagi pejabat yang menerima,
laporan penanganan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam
melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.
4.
Bahan pengambilan keputusan
Dalam melaksanakan manajemen,
pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk
keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau
informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.
5.
Membina kerja sama
Laporan penanganan dapat
dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian,
dan koordinasi yang setepat-tepatnya antara atasan dan bawahan.
